La situación de restricción económica actual ha conducido a la necesidad de implementar acciones orientadas a la mejora de la eficiencia y la utilización racional de recursos y servicios de salud.
El Instituto Universitario Avedis Donabedian (FAD) ha desarrollado esta propuesta con el objetivo de facilitar el abordaje y reducción de los costes de la “no calidad” y optimización de los servicios de salud prestados en unidades hospitalarias.
La estrategia que se expone aquí se basa en la metodología Lean, desarrollada originalmente para la industria automotriz (Toyota), y que en los últimos años se ha ampliado al sector sanitario, obteniendo resultados significativos y siendo considerada de gran adaptación al entorno.
Lean quiere decir magro, sin grasa, sin despilfarro. Se asume que con una actividad asistencial sin despilfarro se consigue trabajar más eficientemente. Se promueve la puesta en marcha de las acciones que correspondan, sin demoras, teniendo en cuenta siempre el punto de vista y la satisfacción de los pacientes y profesionales. Una de las bases de la metodología Lean es la realización de lo que se requiere a tiempo, conocido con el concepto just in time, es decir, sin demoras, sin alargar estancias hospitalarias o tiempos de espera para pruebas, procedimientos o visitas.
La propuesta metodológica desarrollada desde la FAD se basa en cuatro pilares, que constituyen a la vez el valor añadido respecto a otras organizaciones que trabajan en esta línea:
- Elaboración de un diagnóstico de situación basal para orientar las medidas inmediatas y a largo plazo y facilitar la creación de planes de calidad a nivel de cada unidad o servicio clínico.
- Realización de una actividad formativa en la utilización de la metodología, combinando teoría y práctica sobre situaciones reales. Esto permite que los profesionales puedan evolucionar hacia la aplicación autónoma de la metodología.
- Acompañamiento presencial en la aplicación de la metodología en la fase de análisis e implementación.
- Interacción y aprendizaje con otras organizaciones que trabajan en procesos similares con el objetivo de acelerar procesos de cambio e incorporación de ideas exitosas.
La utilización de esta herramienta ha conseguido resultados rápidos, visibles y consolidables por los equipos de trabajo en las organizaciones sanitarias. Se basa en la creación de valor para el paciente y en la eliminación de pérdidas en el proceso. Es una oportunidad para mejorar el funcionamiento de los equipos de trabajo, las personas y los espacios.
- Mejorar la eficiencia de los procesos de atención prioritarios de las organizaciones sanitarias.
- Reducir los tiempos de espera y actividades sin valor añadido al proceso asistencial.
- Identificar principales áreas de mejora de la unidad con un especial énfasis en los áreas de mayor casuística, presión asistencial y consumo de recursos del hospital.
- Mejorar los flujos de información y de procesos asistenciales.
- Priorizar áreas de mayor impacto al paciente, a la organización y a los resultados clínico–asistenciales.
- Demostrar la mejora de la utilización de recursos existentes.
- Mejorar la productividad de los procesos de atención críticos del centro.
- Introducir o continuar esfuerzos en áreas de mejora de la eficiencia.
- Reducción de costes de la “no calidad”.
- Utilizar un sistema con mínima carga evaluativa para el centro.
- Contar con profesionales expertos en el terreno.
- Con mejora de indicadores de eficiencia demostrables cuantitativamente en poco tiempo.
- Se dispone de un diagnóstico inicial que guía la puesta en marcha de futuras acciones de mejora.
- Se cuenta con una plataforma web de seguimiento (plataforma e-pract) y el uso de nuevas tecnologías para las acciones de acompañamiento de los centros.
- Las organizaciones que participan conocen experiencias de mejora de otros centros que trabajen los mismos microsistemas.
Si consideramos que alrededor de un 70% de los recursos sanitarios son gestionados por los profesionales que están en atención directa con el paciente, no se deberían asumir mejoras de la eficiencia sin contar con la implicación directa de los equipos de primera línea. Al ser ellos los que mejor conocen los procesos, son los mejor capacitados para detectar ineficiencias.
Considerando esta realidad, durante los últimos años se han desarrollado metodologías y abordajes que incluyen la gestión de la calidad a nivel de los servicios clínicos o unidades conocido con el concepto de “gestión de microsistemas clínicos”.
Un microsistema se refiere a un grupo de profesionales que trabajan de manera conjunta en un entorno multidisciplinar y en una base regular para la atención de una subpoblación determinadas de pacientes. Los microsistemas son los componentes básicos que forman el “lugar donde los pacientes, las familias y los grupos interdisciplinarios de salud se encuentran”, y el lugar donde más se influye en la calidad, la seguridad y el valor de la atención prestada.
Por esta razón, desde el Instituto Donabedian promovemos la implementación de la metodología sobre los microsistemas existentes dentro de cada organización.
- Diagnóstico de situación
- Formación en metodología
- Evaluación Lean inicial y propuesta de objetivos
- Implementación y seguimiento del plan de mejora
- Nuevo proyecto Lean
-
Selección del grupo de trabajo
Recopilación de la información basal
Convocatoria de reunión
Participación en el diagnóstico inicial -
Convocatoria de los profesionales
Elaborar listado y preparación de información de alumnos
Reserva y preparación del aula -
Decidir el proyecto a trabajar
Aplicación de la metodología
Propuesta y puesta en marcha de acciones de mejora -
Participación en la semana Kaisen
Planificación e implementación de cambios
Identificación de fuente de datos y medición de indicadores
Seguimiento del plan de mejora -
Priorización
-
Explicación del proyecto
Solicitud de la información más relevante del microsistema (unidad) seleccionado
Análisis inicial de la información
Informe diagnóstico del microsistema (unidad)
Abrir plataforma web -
Realización de la formación
Preparación del material formativo
Coordinación ejercicios
Selección de profesorado
Proceso de acreditación y certificación -
Acompañamiento en la aplicación de la metodología
Soporte en la formulación de objetivos
Soporte en la utilización de CEP u otras estrategias de análisis de la información y de las mejoras -
Retroalimentación para la identificación y puesta en marcha de mejoras
Soporte en el diseño y construcción de indicadores de evaluación
Apoyo en la formulación del plan de seguimiento -
Orientación en la selección de nuevas prioridades en la unidad
Para facilitar la consecución de objetivos y la implementación exitosa del proyecto en cada centro, el instituto Donabedian ofrece diferentes estrategias de soporte:
- El proyecto incluye la formación a la unidad del centro.
- Formación específica para responsables del proyecto y profesionales de la unidad: tiene el objetivo de dotar a los profesionales responsables de herramientas metodológicas relacionados con la metodología Lean y facilitarles el desarrollo más autónomo de futuros proyectos Lean.
- Como es característico en la metodología Lean, la implementación del proyecto requiere de diferentes herramientas de implementación. La FAD facilita los materiales para su aplicación y participa en la creación de nuevos instrumentos que puedan ser necesarios durante esta fase. También se dispone de una plataforma web para la elaboración del plan de acción en el centro, desglosado en actividades específicas, con un apartado para la monitorización e implementación de las mejoras.
- Se diseñarán indicadores a medida de las áreas de mejora y temas seleccionados. La FAD aportará soporte en el diseño y también herramientas ya elaboradas para la evaluación Lean. Se puede disponer (a decisión del centro) de la plataforma web para que cada centro cree sus propios indicadores y realice el seguimiento.
- La FAD proveerá soporte continuado, tanto con visitas presenciales, como con la utilización de nuevas tecnologías para reuniones virtuales, como telefónicas y de correo electrónico. También, facilitará el contacto con otros hospitales y microsistemas similares en que se haya aplicado (o se esté aplicando) la metodología. El objetivo es facilitar la transmisión de ideas, la resolución de dudas, el aprendizaje compartido.