Cuando una organización sanitaria decide optar al reconocimiento externo de calidad que supone la acreditación, se pone en marcha un importante proceso interno destinado a garantizar que el centro cumple los requisitos de los estándares. Habitualmente, este proceso implica implementar un conjunto de cambios coordinados e interrelacionados que ayudan a mejorar los sistemas de trabajo del centro, por lo que es un proceso altamente motivador y enriquecedor. Sin embargo, este proceso no está exento de dificultades, puesto que implica diseñar e implementar sistemas de trabajo de acuerdo a los más altos estándares de calidad, lo que supone un gran reto para los profesionales.
Contar con la colaboración de un organismo externo como la Instituto Universitario Avedis Donabedian para guiar y asesorar durante todo el proceso, facilita de forma considerable el trabajo, rentabilizando, al máximo, el esfuerzo de los profesionales.
El proyecto de mejora que aquí se presenta está basado en el modelo y en los estándares de acreditación de la Joint Commission International. Los motivos para seleccionar este modelo entre los sistemas de evaluación externa existentes son muchos, pero podemos destacar su especificidad para el sector sanitario, su amplia experiencia en el sector y su gran poder dinamizador para la mejora de los centros.
Los proyectos de mejora de calidad de las organizaciones sanitarias suelen estar basados en modelos que plantean las áreas a tratar, los aspectos concretos a evaluar y, en ocasiones, el nivel esperado de cumplimiento de los mismos. Las organizaciones pueden optar por desarrollar sus propios modelos o tomar como referencia alguno de los modelos existentes. Entre los modelos de evaluación externa más conocidos y utilizados tanto a nivel nacional como internacional están las normas ISO, el Modelo EFQM (ambos genéricos y aplicables a organizaciones de cualquier tipología y sector) y la acreditación (específica para organizaciones sanitarias).
El proyecto de mejora que aquí se presenta está basado en el modelo de acreditación de la Joint Commission International.
- La Joint Commission es a día de hoy la organización con más experiencia en acreditación sanitaria de todo el mundo. Lleva más de 50 años dedicada a la mejora de la calidad y la seguridad de las organizaciones sanitarias y sociosanitarias. En la actualidad acredita cerca de 20.000 organizaciones a nivel mundial. La información y la experiencia obtenidas al evaluar estas organizaciones se utiliza a su vez para actualizar los estándares periódicamente, adecuándolos así a los cambios de los servicios sanitarios.
- En 1996 nace la Joint Commission International (JCI), una división de la Joint Commission que tiene la finalidad de mejorar la calidad de la atención en la comunidad internacional, facilitando servicios de acreditación en todo el mundo. Para asegurar la aplicabilidad internacional de los estándares, éstos se consensuan por un grupo de expertos y líderes de opinión de los cinco continentes. El proceso de evaluación de la JCI está diseñado para adaptase a las características legales, religiosas y culturales de cada país.
La Joint Commission International acredita a más de 800 organizaciones a nivel mundial.
La Acreditación de la Joint Commission International alcanza siempre al conjunto de una organización sanitaria, no se aplica en áreas o servicios de forma independiente, puesto que es un modelo que abarca a la organización en su totalidad. El modelo de Acreditación está basado en las funciones clave de la organización, que se llevan a cabo en todas las áreas. En cada una de estas funciones se identifican los procesos clave y se establecen los estándares de buena práctica. Se destacan, además, los estándares considerados básicos para garantizar los derechos de los pacientes y sus familias, desarrollar una atención adecuada en el centro y reducir los riesgos del proceso asistencial.
El conjunto del modelo representa un compendio de buena práctica de gestión de la totalidad de un centro.
Este sistema permite pasar de la evaluación estructural y de normas por servicios, a la evaluación de procesos asistenciales y de gestión en el conjunto del centro.
Contenidos del Manual de Estándares de larga estancia de la JCI
Objetivos internacionales para la seguridad del residente
- Identificar correctamente a los residentes
- Mejorar la comunicación efectiva
- Mejorar la seguridad de los medicamentos de alto riesgo
- Reducir el riesgo de infecciones asociadas con la atención sanitaria
- Reducir el riesgo de daño al residente causado por caídas
El plan de trabajo para preparar a un centro para obtener la acreditación de la JCI habitualmente está compuesto por cuatro fases, que introducen el modelo de forma progresiva en la organización y ayudan a generar cambios en los sistemas de trabajo para adaptarlos a los requisitos de los estándares. Estas fases son:
- Formación
- Diagnóstico de situación
- Planificación de las mejoras
- Implantación del proyecto de mejora
Las fases 3 y 4, centradas en la planificación e implementación de mejoras, dependen de los resultados de la evaluación diagnóstica realizada en la fase 2. En ocasiones, será necesario modificar la intensidad del soporte en estas últimas fases tras conocer los resultados del diagnóstico, aunque los objetivos y las actividades descritos para cada una de las fases permanecen estables.
- Formación
- Diagnóstico
de situación
- Planificación
de las mejoras
- Implantación del
proyecto de mejora
El primer paso para iniciar el trabajo de preparación de los centros es facilitar información y formación sobre el sistema de acreditación a los profesionales del centro.
Los objetivos de esta fase son:
Informar
Informar a los profesionales sobre la apuesta institucional de obtener la acreditación, los motivos para ello y el plan global de trabajo para alcanzarla.
Formar
Formar a los profesionales en el sistema de acreditación de la Joint Commission International, para que conozcan la filosofía general del modelo y los requisitos de los estándares.
Los contenidos de la sesión incluyen una visión general del sistema de la Joint Commission International, el Manual de Estándares de la JCI, las características de la evaluación para la acreditación y el proceso de preparación para el centro. En este último apartado se explican concretamente las siguientes actividades que se llevarán a cabo, principalmente durante la evaluación diagnóstica.
El equipo docente de la FAD está formado por profesionales sanitarios con conocimientos y experiencia en el sistema de acreditación de la JCI y con amplia experiencia tanto en impartir sesiones de formación como en realizar evaluaciones de centros y dar soporte a proyecto de mejora. Aunque la sesión completa de formación será impartida por el docente de la FAD, se recomienda que un miembro del equipo directivo del centro haga la presentación inicial, transmitiendo así el compromiso institucional en el proyecto.
Los asistentes a la sesión de formación se recomienda que sean el equipo directivo y los profesionales clave de cada centro, tanto del área asistencial como del área de gestión. Es fundamental la participación de las personas que liderarán el proyecto posterior de mejora en el centro. Se recomienda un número de asistentes de entre 25 y 30 personas.
Esta fase consiste en realizar una evaluación diagnóstica de la organización siguiendo los requisitos de calidad establecidos por la Joint Commission International. En esta fase el centro se enfrenta por primera vez a los estándares de forma práctica, identificando el grado en que su propia organización da respuesta a estos requisitos de calidad.
Los objetivos de esta fase son:
Identificar mejoras
Conocer el nivel de cumplimiento de los estándares por parte del centro, identificando claramente los requisitos de calidad que debe mejorar para poder obtener la acreditación.
Aprender
Transmitir los requisitos de los estándares a los profesionales del centro, que durante la evaluación pueden comprobar por sí mismos las diferencias existentes entre sus sistemas de trabajo habituales y los requeridos por la acreditación.
Preparar
Enfrentar a los profesionales a una “simulación” de evaluación para la acreditación, para que se vayan familiarizando con las actividades de evaluación y sean capaces de preparar las evidencias necesarias para superar la evaluación final.
La FAD asigna un equipo de evaluadores específicamente formados en el sistema de acreditación de la Joint Commission International y con amplia experiencia. La metodología para realizar esta evaluación diagnóstica replica la metodología que se utiliza en las evaluaciones para obtener la acreditación, que está basada en trazadores de personas atendidas y de sistemas. Para poder sacar el máximo partido a esta actividad es necesario que el centro ponga a disposición de los evaluadores toda la documentación, información y acceso a profesionales y áreas de la organización requeridas.
La evaluación es transparente: los evaluadores informan a los profesionales de los aspectos que no cumplen los estándares, explicando los motivos y aportando recomendaciones de cambio. Se elabora un informe de resultados que refleja la puntuación de cada elemento de medida, estándar y función del manual. Para todos aquellos estándares que el centro no cumple totalmente, se incluye una descripción de los motivos de no cumplimiento junto con las correspondientes recomendaciones de mejora.
A partir del informe de situación resultante de la evaluación diagnóstica es necesario definir los objetivos y las acciones de mejora que la organización debe desarrollar.
Los objetivos de esta fase son:
Priorizar
Decidir cuáles de todos los aspectos de mejora identificados durante la evaluación diagnóstica se abordarán en una primera fase y cuáles se dejarán para fases posteriores.
Planificar
Definir los planes de mejora para abordar los aspectos identificados en la evaluación diagnóstica, así como la estructura organizativa necesaria para su implantación.
La tendencia habitual de los centros tras enfrentarse a una evaluación diagnóstica es comenzar a modificar lo antes posible todo aquello que han observado que no cumplía los estándares, pero es preferible hacer un proceso detallado de planificación antes de comenzar a implementar cambios, para garantizar que las mejoras se realizan de forma organizada y coordinada.
Para la planificación de las mejoras es necesario tener en cuenta, además de la situación de partida de la organización, la cantidad de recursos (principalmente humanos) disponibles y la intensidad del esfuerzo que el centro está dispuesto a hacer para obtener la acreditación.
Los profesionales de la FAD guiarán a los líderes del centro para que elaboren un plan de mejora realista, que sea viable implementar dentro de los plazos de tiempo marcados y contando con los recursos disponibles en la organización.
Esta fase consiste en la implementación de los proyectos de mejora diseñados para dar respuesta a los requisitos de los estándares. Es la fase más importante, en la que realmente se observa el impacto de la acreditación en el centro.
Los objetivos de esta fase son:
Mejorar
Implementar nuevos sistemas de trabajo en el centro en línea con los requisitos establecidos en el Manual de estándares.
Consolidar
Monitorizar la implementación de dichos sistemas, haciendo los ajustes necesarios para garantizar que se convierten en la práctica de trabajo habitual del centro.
Este trabajo debe ser llevado a cabo por los profesionales de la organización, cuya implicación es fundamental para el desarrollo exitoso de esta fase. Con el fin de facilitar el trabajo de los profesionales, la FAD ofrece un servicio de apoyo y asesoramiento durante toda la fase de implantación, con un rol predominantemente facilitador y formador.
Equipo de trabajo: La FAD asigna a un profesional de referencia, que es el encargado de guiar el proyecto de mejora del centro en su globalidad. Cuando sea necesario, se organiza la participación de algún otro profesional experto en las áreas que necesiten un refuerzo específico (por ejemplo gestión de las instalaciones o gestión de recursos humanos).
Método de apoyo: El apoyo a la implantación se organiza en sesiones de trabajo periódicas en las que el profesional de la FAD orienta a los líderes del proyecto y/o a los grupos de mejora de la organización. Además de las sesiones presenciales, existe un contacto fluido mediante teléfono y correo electrónico para agilizar así el proyecto de implantación.
La intensidad de este apoyo depende de los contenidos del plan de mejora y de la disponibilidad de los profesionales del centro para organizar dichas actividades, aunque de forma preliminar se estima en una sesión trimestral de 1 día de duración.
Los motivos para seleccionar este modelo entre los sistemas de evaluación externa existentes son muchos, pero podemos destacar: